مدارک لازم جهت دریافت کد رهگیری املاک:
۱) اصل مدارک هویتی طرفین (کارت ملی هوشمند و شناسنامه ، کارت اقامت برای اتباع و…)
خریدار و فروشنده باید مدارک هویتی خود هم‌چون کارت ملی و شناسنامه، را به همراه داشته باشند تا مشاور املاک بتواند تمامی اطلاعات لازم را در سیستم ثبت کند و هویت هر دو طرف به صورت کامل تائید گردد.
۲) اصل مدارک مالکیت (سند ، قولنامه ، بنچاق و.. وکالت نامه و گواهی انحصار و…)
علاوه بر مدارک هویتی مالک قبلی ملک باید مدارکی هم‌چون قولنامه، سند، وکالت نامه و هر مدرک دیگی که مربوط به ملک موردنظر است، را به همراه داشته باشد تا در سیستم ثبت شوند.
۳) تاییدیه کد پستی ملک مورد نظر(از اداره پست منطقه)
گواهی کد پستی یکی از مدارک شناسایی است که حتی به هنگام استخدام نیز از شما گرفته می‌شود تا محل زندگی شما تائید شود. برای دریافت گواهی کد پستی لازم نیست کار پیچیده‌ای انجام دهید، حتی می‌توانید از سیستم های آنلاین برای دریافت کد پستی موردنظرتان اقدام کنید.
۴) الزام حضور دو شاهد (هر طرف قرار داد یک نفر شاهد به همراه مدارک شناسایی)
علاوه بر مدارک هویتی، حتما باید دو نفر شاهد قرارداد را امضا کنند، پس هر یک از طرفین باید یک همراه داشته باشند که قرارداد را امضا کند و شاهد این معامله باشد.
۶) پر کردن فرم پیش نویس قرار داد با کد رهگیری در زمان حضور در دفتر املاک و مهر مشاور املاک
و برای آخرین گزینه و آخرین مدرک باید یک فرم با عنوان فرم پیش نویس قرار داد با کد رهگیری از دفتر مشاور املاک تهیه کنید و آن را امضا نمایید.
پس از این‌که کد رهگیری را دریافت کردید، می‌توانید استعلام‌های لازم را انجام دهید. برای انجام این کار دو راهکار دارید، اول این‌که وارد سامانه‌ی ثبت املاک و مستغلات شوید و به بخش استعلام کد رهگیری مراجعه کنید، در این بخش با وارد کردن کد ملی و کد رهگیری می‌توانید جزئیات بیشتری (بدهی‌های ملک، در طرح بودن یا نبودن ملک و …) راجع به معامله به دست بیاورید و از انجام قرارداد به شیوه‌ی درست مطمئن شوید.
علاوه بر این سایت، یک روش دیگر استفاده از پیامک برای دریافت جزئیات است. بدین صورت که کد ملی و کدرهگیری را با یک # در بینشان به شماره‌ی ۱۱۰۲۰۳۰۰۱ ارسال می‌کنید و مجددا در صورت صحیح بودن محتوای پیامک یک پیامک دیگر حاوی جزئیات معامله برای شما ارسال می‌شود.
گرفتن کد رهگیری املاک چقدر زمان می‌برد
یک مشاور املاک برای این‌که مجوز دریافت کد رهگیری املاک را داشته باشد باید به سایت ایران املاک مراجعه کند و ثبت نام نماید. برای این ثبت نام به اطلاعات هویتی همانند شناسنامه و کارت ملی، پروانه‌ی کسب، مهر و امضای دیجیتال نیاز دارد.
اگر مشاور املاکی که شما کار خود را با آن پیش می‌برید، قبلا در سامانه ثبت نام کرده باشد و شرایط اخذ کد رهگیری از سامانه‌ی ثبت املاک و مستغلات را داشته باشد، پس از بسته شدن قرارداد می‌تواند درخواست کد رهگیری را به سامانه اضافه کند.
پس از آن حداقل ۲۴ساعت طول می کشد تا کد صادر شود، اما در بعضی موارد به دلایل مختلف، ممکن است به مدت زمان بیشتری برای دریافت کد از سامانه نیاز باشد.